Etwas Planung muss sein

Kennen Sie den? Ein Mann schiebt sein schwerbeladenes Fahrrad die abschüssige Straße hinab. Kommt ein anderer und spricht ihn an: »Warum schiebst Du Dein Fahrrad?« Darauf der Alte: »Ich habe es eilig, keine Zeit zum Aufsteigen.«

Soweit soll es nicht kommen. Der Einstieg in das Textverabeitungsprogramm sollte gleich am Anfang der Arbeit liegen. Sind einmal etliche Passagen geschrieben, ist es lästig, manchmal schwierig, den Text oder gar die Bilder in eine einheitliche Form zu bringen. Moderne Textbearbeitungsysteme arbeiten mit Dokumentvorlagen und Formatvorlagen, bauen schon beim Schreiben eines Dokuments eine logische Struktur auf und verbinden diese mit einer Layout-Struktur.

Die logische Struktur beschreibt die inhaltlichen Zusammenhänge in einem Dokument, als da sind:

Die Aufstellung nennt nur die am häufigsten vorkommenden Elemente und kann deshalb nicht vollständig sein.

Die logische Struktur ermöglicht die automatische Nummerierung von Überschriften, Bildern, Formeln, etc. und hält die Aktualität der Verweise bei Änderungen oder Ergänzungen aufrecht.

Die Layout-Struktur beschreibt die Anordnung der Elemente im Satzspiegel der Druckseite(n), die Folge der Seiten, die Seitennummerierungen, die Elemente der Kopf- und Fußzeilen.

Moderne WYSIWYG-Textprogramme halten die Verknüpfungen der Strukturen im Hintergrund und bieten verschiedene Ansichten am Bildschirm: bei der Bearbeitungs- und der Gliederungsansicht liegt der Schwerpunkt auf der logischen Struktur, bei der Layoutansicht und der Druckvorschau auf der Layoutstruktur.

Das Dokument soll in verschiedenen Formaten gedruckt werden können, z. B. im Konzept und als Reindruck.

Die Seitenformate ändern sich und alle Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis, der Stichworte im Index, Formeln, Abbildungen sind auf das neue Seitenverhältnis angepaßt.

Eine Formel wird gelöscht oder neu eingefügt.

Alle Nummerierungen und Verweise sind neu berechnet und eingefügt

Eine Fußnote wird gelöscht oder eingefügt.

Alle nachfolgenden werden neu gekennzeichnet.

Eine (oder mehrere) Überschriftebenen mit ihrem Text werden unnötig oder sollen umgestellt werden.

Automatisch die Vorlagen-Zuordnung ändern und alle Nummerierungen und Verweise sind neu berechnet und eingefügt.

Die Tabelle führt Beispiele auf, die die Mächtigkeit von Funktionen zeigen, die auf den beiden Strukturen und ihren Verknüpfungen beruhen. Der große Nutzen ist in erster Linie nicht die Arbeitsersparnis, sondern die Fehlerfreiheit, die durch die Automatismen gewährleistet wird und Irritationen durch Fehlverweise vermeidet, und auch - sehr wesentlich - die ständige Aktualität des Dokuments bereits in der Manuskript-Phase.

Um auf den Witz vom Anfang zurückzukommen: Auch wenn es zunächst ähnlich beschwerlich scheint, wie auf ein vollbeladenes Fahrrad aufzusteigen, das intensive Kennenlernen des Textverarbeitungsprogramms und das Einarbeiten in die Methodik der Dokument- und Formatvorlagen lohnt sich, und deren konsequente Anwendung erst recht.

Der Typoskript-Service HelfiText hilft beim Aufsteigen auf das Vehikel "Moderne Textgestaltung" durch:

Ideal ist es, wenn der Autor/die Autorin und der Typoskript-Service mit dem gleichen Programm arbeiten. Das Prinzip der Vorlagen ermöglicht es nämlich, die Ausarbeitungs-Phase dadurch zu verlängern, dass sehr viel Detailarbeit, die sonst erst nach Fertigstellung des Feinmanuskripts anfällt, in sie vorgezogen werden kann. Parallelarbeit von Autor/Autorin und Typoskript-Service heißt die Devise moderner Arbeit an Texten.